La présente politique décrit la manière dont les données personnelles sont collectées, utilisées et protégées dans le cadre du service Carnet Sanitaire, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et Libertés).
Qui est responsable de vos données ?
CIFEC (SA à directoire au capital de 1 525 000,00 €, RCS Nanterre 632 048 948), 12 bis, rue du Commandant Pilot, 92200 Neuilly-sur-Seine, intervient selon deux qualités distinctes :
- Responsable de traitement pour la gestion de la relation commerciale : création et sécurité des comptes, abonnement, facturation, assistance, emails de service et journal d'audit ;
- Sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour les données que l'établissement client saisit dans le carnet (identité de ses opérateurs, contacts d'urgence, relevés, pièces jointes). L'établissement en est le responsable de traitement ; les engagements de CIFEC figurent dans l'accord de traitement des données. Les demandes relatives à ces données peuvent être adressées à l'établissement concerné ou à CIFEC, qui les lui transmettra.
Contact pour toute question relative à vos données : analyse@cifec.fr, ou par courrier au siège social (à l'attention du référent données personnelles).
CIFEC n'est pas soumise à l'obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD et n'en a pas désigné. Les demandes sont traitées par le référent données personnelles, à l'adresse ci-dessus.
Le Carnet Sanitaire ne traite pas de données de santé
Le service enregistre des mesures physico-chimiques de la qualité de l'eau des bassins (chlore, pH, température, fréquentation…), conformément à l'arrêté du 26 mai 2021. Il ne contient aucune donnée de santé au sens de l'article 9 du RGPD concernant des personnes physiques.
Données collectées et finalités
| Donnée | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Compte utilisateur : nom, email, mot de passe (haché), rôle | Création et gestion du compte, contrôle d'accès par niveau d'habilitation | Exécution du contrat | Durée de la relation contractuelle avec l'établissement, puis archivage selon les durées légales applicables (voir ci-dessous) |
| Établissement : dénomination, adresse, téléphone, nom du contact | Facturation, suivi de l'abonnement, communication contractuelle | Exécution du contrat | Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans (prescription commerciale) ; factures et pièces comptables : 10 ans (article L.123-22 du Code de commerce) |
| Contacts d'urgence saisis par l'établissement (nom, téléphone, adresse) | Mise à disposition des numéros d'urgence et de service sur le lieu d'exploitation | Intérêt légitime de l'établissement (sécurité sur site) | Durée de saisie par l'établissement, sous sa responsabilité |
| Relevés, événements, fréquentation : nom de l'opérateur ayant saisi ou validé la donnée | Traçabilité réglementaire du carnet sanitaire (arrêté du 26 mai 2021) | Obligation légale | Le carnet sanitaire a valeur réglementaire : les relevés ne sont jamais supprimés, y compris après désactivation d'un compte |
| Journal d'audit (auteur, rôle, action) | Preuve et sécurité : reconstituer qui a fait quoi en cas de litige ou d'incident | Intérêt légitime (sécurité du service) | Durée de la relation contractuelle |
| Pièces jointes ajoutées aux relevés/événements | Justificatifs et documentation technique liés à l'exploitation du bassin | Exécution du contrat / obligation légale | Même durée que le relevé ou l'événement associé |
| Email et nom transmis à Stripe lors du paiement | Traitement du paiement de l'abonnement | Exécution du contrat | Selon la politique de conservation de Stripe (obligations comptables) |
| Email destinataire des messages transactionnels (mot de passe oublié, rappels, alertes) | Envoi des emails nécessaires au fonctionnement du compte | Exécution du contrat | Non conservé au-delà de l'envoi par le prestataire d'emailing |
Les comptes utilisateurs désactivés sont supprimés ou anonymisés sur demande de l'établissement ou de la personne concernée, à l'exception du nom associé aux relevés et événements, conservé au titre de la traçabilité réglementaire du carnet. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, et aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires.
Destinataires des données
- Le personnel habilité de CIFEC, pour l'exploitation et le support du service ;
- Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure), qui héberge la base de données et l'application (France (région Azure « France Central »)) ;
- Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irlande), pour le paiement des abonnements — les données de carte bancaire sont collectées directement par Stripe et ne transitent jamais par CIFEC ;
- Le prestataire d'envoi d'emails transactionnels (Microsoft Azure Communication Services) ;
- Si l'établissement l'active : Microsoft (SharePoint / Microsoft 365), pour la sauvegarde optionnelle des exports de données vers l'espace SharePoint du client.
Ces données ne sont ni vendues, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
Transferts hors Union européenne
Certains prestataires ci-dessus (notamment Stripe) sont susceptibles de traiter des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou l'adhésion du prestataire au Data Privacy Framework UE-États-Unis, selon le prestataire concerné.
Cookies
Le Carnet Sanitaire utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service — aucun cookie publicitaire ni traceur de mesure d'audience. Ces cookies ne nécessitent pas de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) :
| Cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
cs_session | Maintien de la session connectée | 16 heures |
cs_active_etab | Mémorise l'établissement actif en cas de compte multi-établissements | 1 an |
cs_active_org | Mémorise l'organisme actif en cas de compte multi-organismes | 1 an |
Le navigateur enregistre également, en local sur l'appareil (sans transmission au serveur), des préférences d'affichage (langue, thème clair/sombre, rappels) et, pour le module Sauvegarde CIFEC, l'historique des opérations de sauvegarde.
Polices de caractères
Les polices utilisées par l'interface sont hébergées directement par CIFEC (aucun appel à un service tiers de polices).
Sécurité
Les mots de passe sont stockés sous forme hachée (bcrypt) et ne sont jamais consultables en clair, y compris par CIFEC. L'accès aux données est cloisonné par établissement et par rôle. Les échanges entre le navigateur et le service sont chiffrés (HTTPS/TLS), les actions sensibles sont tracées dans un journal d'audit et les données font l'objet de sauvegardes régulières. En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, CIFEC notifie la CNIL dans les 72 heures et, le cas échéant, les personnes concernées.
Vos droits
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime), de limitation et de portabilité sur vos données personnelles, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. L'effacement ne peut porter sur les données dont la conservation est imposée par une obligation légale (traçabilité du carnet sanitaire, pièces comptables).
Pour exercer ces droits, contactez CIFEC à analyse@cifec.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum d'un mois. Un justificatif d'identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
Modification de la présente politique
La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des établissements clients par courriel ou par un message dans l'application.